全体像 役割分担 仕分け PDF化 Excel入力 例外ルール IRODORI連携 チェックリスト
📘 保管用・引き継ぎ資料

小市様 管理料報告業務
直感でわかる作業マニュアル

紙で届く書類を、支部コードごとにPDF化し、担当者ごとのExcelに必要な数字だけ入力。最後はIRODORIへ引き継いで、取信入力・最終チェック・送付まで進める業務です。

月末〜月初資料到着
5日頃IRODORIへ送付目安
10日振込対応日
🎯 このHTMLだけで分かること
  • 届いた書類を何を基準に仕分けるか
  • PDFとExcelで「まとめ方」が違う理由
  • Excelに入力する数字と、触ってはいけない場所
  • 取信・少額累計・未収金などの例外判断
  • IRODORIへ渡す前の最終チェック

1. まず全体像：紙 → PDF → Excel → IRODORI

迷ったら、この順番に戻ればOKです。

毎月くり返す定型業務
1
📮 資料を受け取る

月末ごろ、約100〜150枚の書類が届く。

2
🔎 支部コードで仕分け

S/B/K + 5桁のコードを見て、支部コード単位に分ける。

3
🧾 PDF化

共用表紙を先頭につけ、支部コードごとに1PDF。

4
📊 Excel入力

高速・燃料の管理料だけ入力。取信は基本IRODORI。

5
🤝 引き継ぎ

5日頃までにIRODORIへ。最終確認後、小市様・各担当へ。

月末〜月初
資料の受領・仕分け
受領後2日程度
PDF化・Excel入力
5日〜7日頃まで
IRODORI確認・取信入力
10日
小市様が振込対応
休日は前倒し

2. 役割分担：後任は8〜9割を作る係

取信・最終チェック・最終送付はIRODORI側が担います。

🧑‍💻

後任の方

物理書類の処理と基本入力

  • 郵便物の受取・仕分け
  • 支部コードごとのPDF作成
  • 高速・燃料のExcel入力
  • メール下書き・資料送付
🌿

IRODORI

進行管理と品質保証

  • PDF・Excelの最終チェック
  • 複雑案件のフォロー
  • 取信の追加入力
  • 各担当者への最終送付
👤

小市様

判断・承認・振込対応

  • 資料の共有
  • 必要に応じた最終承認
  • 毎月10日の振込対応
大事：後任の方は「完璧に最後までやる」より、まずPDFと基本入力を8〜9割完成させて、迷ったらLINEでIRODORIへ確認する運用です。

3. 仕分け：見る場所は「支部コード」

すべての書類は、右上などにある支部コードを基準に分類します。

S / B / K + 5桁
支部コードの見方
K62025
先頭の英字
組合を表す
＋
下5桁
担当者を表す
🏢 先頭英字の意味

S 関東経営支部事業協同組合

B 協同組合ビジネス・ブレーン

K 経営合理化協同組合

例： 園部様は S62025 と K62025 のように、英字だけ違う場合があります。この場合、PDFは別々に作成します。

📦 届く資料はこの6種類
①共用の表紙組合ごとに1枚。PDFの先頭につける。
②取引信用保険
追加加入リスト発生はまれ。あればIRODORIへ通知。
③管理料計算内訳書分類上はNEXCO管理料。
④首都高速
管理料計算内訳書高速管理料として入力。
⑤阪神高速
管理料計算内訳書高速管理料として入力。
⑥燃料事業
管理料内訳書税抜手数料・消費税を入力。
✅ 仕分けの順番
  • まず支部コードごとに分ける
  • 資料は②→⑥の順番に重ねる
  • ①表紙はPDF化のとき先頭にセット
  • ページ番号がある資料は順番に注意
  • おすすめ順：S → B → K
⚠️ 仕分けで迷ったら
  • リストにない支部コードはIRODORIへ確認
  • 誰の書類か判断できない場合もLINEで相談
  • 同じ5桁でも英字が違えばPDFは別単位
  • スキャン後も紙は1ヶ月保管

4. PDF化：PDFは「支部コードごと」に1ファイル

共用表紙を使い回しながら、支部コード単位でPDFを作成します。

🧾 PDFの構成
1
同じ組合の共用表紙を先頭へ

S/B/Kの英字が同じ表紙を使います。

2
②〜⑥の明細を順番に重ねる

該当資料がない場合は飛ばしてOK。

3
支部コードごとに1PDF

全員分を1つのPDFにまとめない。

🏷️ ファイル名ルール
支部コード_担当者名_対象月.pdf

例：K62010_吉原様_2602.pdf
例：B62001_大久保様_2602.pdf

対象月は「2026年2月分」なら 2602 のように表記します。

🔍 PDF化後の品質チェック
チェック項目OKの状態よくあるミス
表紙先頭に入っている表紙を入れ忘れる／違う組合の表紙を使う
向き縦横が読みやすい逆さま・横向きのまま保存
最終ページ合計金額のページまで入っている最後の合計ページが抜ける
鮮明さ金額がはっきり読める数字がぼやけてExcel入力できない

5. Excel入力：全部ではなく「合計だけ」入力

個別明細をすべて入力する必要はありません。見る場所は最終行・合計欄です。

関数セルは触らない
大原則：PDFは「支部コードごと」、Excelは「担当者ごと」。そのため、PDFよりExcelの数は少なくなります。
通常版

一般的な入力用

日付を当月へ変更し、前月の管理料数値をクリアして入力します。取信シートは前月分を利用。

少額累計用

1万円未満を繰越

前月累計が1万円未満なら残す。1万円超えならクリアして、支払い対象アラートを出します。

未収金有

未収金を相殺

未収金残額がマイナスの間は入力シートをクリアしません。残債0円まで振込なし。

🛣️ 高速管理料の入力
資料を見る場所

各資料の最下部・右端
管理料合計

区分
NEXCO
首都高
阪神
管理料合計
明細
...
...
...
...
合計
80,000
12,000
0
3,880
Excelへ入力する場所

入力シートの高速管理料欄
NEXCO 首都高速 阪神高速

⛽ 燃料事業管理料の入力
資料を見る場所

最終ページの「支部合計」行
手数料計（税抜） 消費税

支部合計
売上
手数料計
消費税
合計
合計
310,000
7,780
778
8,558
Excelへ入力する場所

燃料事業管理料欄の
手数料計（税抜）・消費税

📌 Excel入力で絶対に守ること
ルール理由
該当資料がない場合も必ず 0 を入力空欄だと入力漏れか未該当か判断できないため
グレーなど関数セルは触らない自動計算が壊れるため
スプレッドシートではなくExcel形式で作業計算式の保護が適用されない場合があるため
取信は基本的に後任側では入力しない毎月変動・計算が複雑なためIRODORI側で対応

6. 例外ルール：ここだけは先に覚える

通常ルールから外れるものは、ミスになりやすいポイントです。

🧩 Excelをまとめる特殊ケース
  • 小川様（K62015）は富永様（K62013）のExcelへ入力
  • 井上様はK62011・K62024を1つのExcelへまとめる。ただし入力シートは分ける
  • 大久保様関連の11コードは、すべて「(株)リンク・クリエーション」ファイルへ集約
  • PDFは支部コードごとに分ける点は変わらない
🚫 対応不要の書類

2026年5月対応分より、下記2件は明細が届いても対応不要です。

株式会社ホシノ やすらぎ保険サービス

  • PDF化しない
  • Excel入力しない
  • メール送付しない
  • 1ヶ月保管後に破棄
💰 1万円未満

振込手数料を考慮し、累計額が1万円を超えた月にまとめて支払い。超えたら小市様に分かるようアラート。

🧯 未収金あり

未収金が残っている間は、管理料で相殺。残債が0円になるまで振込は発生しません。

🔐 社外秘

ガソリン価格表は社外秘。特別価格のため、外部共有・扱いには特に注意。

7. IRODORIへの引き継ぎ

作業完了後は、LINEを基本に報告し、必要資料を送ります。

📤 後任の方が渡すもの
  • 支部コードごとのPDFファイル
  • 高速・燃料を入力したExcelファイル
  • 取信追加リストがあった支部コードの報告
  • 過去メールを元にしたメール下書き
  • 作業時間の記録
🌿 IRODORI側で仕上げるもの
  • 取信の最終入力
  • PDF・Excel・添付漏れのダブルチェック
  • 複雑案件の補正
  • 小市様・各担当者への最終送付
  • 必要に応じた小市様への確認
困った時の相談ルール

支部コードが不明、資料の分類に迷う、大久保様案件のように複雑で判断に迷う場合は、止まらずLINEでIRODORIへ相談します。

時間管理表への記入

作業時間は1分単位で記録。カテゴリは「秘書」。該当月のシートに、作業終了後または1日の終わりに入力します。

8. 最終チェックリスト

IRODORIへ渡す前に、ここだけ確認すれば抜け漏れをかなり防げます。